CONTOH KASUS YANG TIDAK SESUAI DENGAN
PERENCANAAN DAN PENGAWASAN
a) Penurunan kualitas pelayanan publik (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan / masyarakat) seperti misalnya :
- Beredarnya produk-produk makanan yang kurang memperhatikan standar kesehatan.
- Banyak beredarnya obat-obat palsu, pemalsuan produk-produk kosmetik, pemalsuan alat kesehatan dsb.
b) Terjadi penurunan pendapatan atau profit suatu perusahaan, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya. Serta berkurangnya kas perusahaan, biaya yang melebihi anggaran dan adanya penghamburan maupun inefisiensi dalam suatu perusahaan atau organisasi.
c) Ketidakpuasan pegawai (seperti misalnya adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya), Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur dan tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik, dsb.
ANALISIS DATA
Dari data dan keterangan yang diperoleh penulis pada artikel perencanaan dan pengawasan di atas, dapat dijelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu prosese penentuan segala sesuatu di masa sekarang untuk aktivitas yang dilakukan di masa yang akan datang. Dalam melakukan kegiatan perencanaan membutuhkan suatu pengawasan. Pengawasan adalah suatu proses pengamatan segala aktivitas organisasi untuk menjamin bahwa aktivitas yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Pengawasan dan perencanaan diibaratkan sebagai satu keping mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Maksudnya, pengawasan tanpa perencanaan maka tidak akan terlaksana dengan baik kerena tidak adanya pedoman yang digunakan dalam pengawasan. Begitu juga pengawasan tanpa perencanaan maka tidak dapat diketahui sampai dimana rencana yang sudah dijalankan.
Membicarakan tentang pengawasan tentu tak lepas dari lembaga atau orang yang melakukan pengawasan. Dalam melakukan pengawasan, sebuah lembaga atau personal tentunya harus memiliki pengetahuan dan keahlian tertentu yang memadai agar dapat melaksanakan tugas dengan baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Oleh karena itu maka penulis perlu menyimpulkan beberapa hal yang harus di perhatikan diantaranya yaitu :
- DALAM PERENCANAAN
Perencanaan merupakan salah satu fungsi organik yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen dalam lembaga, organisasi, perusahaan dalam rangka penetapan kebijakan. Pada umumnya setiap kegiatan yang mempunyai arah dan tujuan memerlukan suatu perencanaan yang tepat. Tanpa didahului dengan perencanaan yang tepat, tujuan kegiatan tidak akan tercapai secara efisien dan efektif. Tanpa perencanaan, jalannya suatu usaha akan bersifat untung-untungan. Keputusan-keputusan yang diambil akan sekedar merupakan pilihan-pilihan sesaat yang sempit.
Dengan mengerti arti dan kepentingan perencanaan, kita dapat mengerti pula letak perencanaan dalam kegiatan lembaga, organisasi, usaha kita serta peranan yang diharapkan dari padanya. Dengan demikian kita juga mendapatkan motivasi untuk memperhatikan unsur perencanaan itu dalam menjalankan kegiatan lembaga, organisasi maupun usaha kita.
Pentingnya perencanaan bagi lembaga, organisasi, perusahaan untuk mencapai tujuan kiranya hal-hal yang perlu diperhatikan diantaranya :
- Dengan adanya perencanaan semua aktivitas lembaga, organisasi, usaha dapat diarahkan kepada suatu arah atau tujuan yang telah ditetapkan.
- Dengan perencanaan digariskan tujuan organisasi sehingga geraknya dapat diarahkan.
- Dengan adanya perencanaan, dapat diperoleh tindakan yang tepat dan terkoordinasi dari beberapa unit kerja.
- Dengan adanya perencanaan, berdasarkan penelitian, ramalan dan dugaan-dugaan yang objektif, berbagai situasi darurat dapat diperhitungkan.
- Perencanaan menjadi alat untuk menyesuaikan usaha dengan sittuasi dan kondisi yang berubah karena berbagai faktor.
- Perencanaan membantu menghadapi ketidakpastian masa datang dan menanggulangi akibat-akibat yany timbul karena terjadi perubahan-perubahan.
- Perencanaan dapat membantu dalam menentukan tindakan yang membawa ketujuan serta membantu dalam efisiensi kerja.
- Dengan perencanaan metode kerja yang kurang efektif dapat diperbaiki serta dapat membantu menghindari kesalahan dalam usaha.
- Perencanaan penting bagi pimpiinan dalam rangka menjalankan fungsi-fungsi manajemennya dan perencanaan juga akan menghemat tenaga manajemen.
- Perencanaan dapat dipergunakan sebagai alat atau pedoman dalam melaksanakan fungsi pengawasan.
- Perencanan bukan merupakn suatu tindakan melainkan suatu proses. Suatu proses yang masih mempuyai suatu tindakan-tindakan untuk menuju suatu tujuan. Tidak dibatasi atas strategi yang akan dilakukan sebelum diambil suatu keputusan karena bisa saja terjadi perubahan. Contoh: GBHN.
- DALAM PENGAWASAN
Tidak dapat dipungkiri bahwa pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan, dan suatu pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi.
Mengapa pengawasan itu bisa dikatakan penting karena;
- Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
- Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
- Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
- Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
- Adanya pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
Jadi pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.
- 3. ANALISIS CONTOH KASUS YANG TIDAK SESUAI DENGAN PERENCANAAN DAN PENGAWASAN
- Penurunan kualitas pelayanan publik (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan / masyarakat) seperti misalnya :
- Beredarnya produk-produk makanan yang kurang memperhatikan standar kesehatan.
- Banyak beredarnya obat-obat palsu, pemalsuan produk-produk kosmetik, pemalsuan alat kesehatan dsb.
Masalah ini sudah seharusnya menjadi tugas kita bersaman tidak hanya Pemerintah saja kita sebagai masyarakat juga harus peka terhadap lingkungan sekitar, untuk masalah kesehatan sebaiknya kita harus berhati-hati dalam membili produk-produk makanan, kosmetik, kesehatan dsb, agar lebih amannya kita dapat membelinya di tempat-tempat yang sudah terpercaya hindari belanja di took-toko atau warung-warung kecil usahakan membeli obat di apotk. Dan tugas pemerintah adalah mengatur , membina dan mengawasi penyelenggaraan upaya kesehatan. Diantara upaya kesehatan itu antara lain adalah pengamanan sediaan farmasi dan alat kesehatan, pengamanan zat adiktif dan pengamanan makanan dan minuman. Pengamanan sediaan farmasi dan alat kesehatan diselenggarakan untuk melindungi masyarakat dari bahaya yang disebabkan oleh penggunaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang tidak memenuhi persyaratan mutu, kemanan dan kemanfaatan. Pemerintah melakukan pembinaan terhadap semua kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan upaya kesehatan disamping Pemerintah yang memberikan izin terselenggaranya sarana kesehatan. Pemerintah juga melakukan pengawasan terhadap semua kegiatan yang berkaitan dengan penyeleggaraan upaya kesehatan dan atau sarana kesehatan baik yang dilakukan oleh Pemerintah maupun masyarakat. Pemerintah berwenang mengambil tindakan administrative terhadap tenaga kesehatan dan atau sarana kesehatan yang melakukan pelanggaran terhadap ketentuan Undang-undang Kesehatan ini.
d) Berkurangnya kas perusahaan, biaya yang melebihi anggaran dan adanya penghamburan maupun inefisiensi dalam suatu perusahaan atau organisasi serta terjadi penurunan pendapatan atau profit suatu perusahaan.
Hendaknya suatu perusahaan melakukan analisa laporan keuangan dengan benar karena analisis keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang. Agar biaya yang keluar tidak memenuhi anggaran dan lebih afektif dan efisian maka suatu perusahaan atau organisasi harus menerapkan fungsi perencanaan dan pengawasan dengan sebaik-baiknya. Dengan menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
e) Ketidakpuasan pegawai (seperti misalnya adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya), tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik, dsb.
Usahakan hubungan antara manager dan bawahan harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan dua (2) arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan. Jika kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana dan pegawaipun bisa bekerja dengan baik dan memuaskan.
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the planned activities.
Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.
Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan.Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.
Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung makna pula sebagai:
“pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan.”
atau
“suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya.”
Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai
“proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau diperintahkan.”
Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat kecocokan dan ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang muncul. Dalam konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan yang baik), pengawasan merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi pemerintahan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri.
Dalam kaitannya dengan akuntabilitas publik, pengawasan merupakan salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan yang efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan ekstern (external control). Di samping mendorong adanya pengawasan masyarakat (social control).
Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan adalah:
a. mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan;
b. menyarankan agar ditekan adanya pemborosan;
c. mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.
